Política de privacidad y tratamiento de datos personales

1. Objetivo

Por medio de la presente política se establecen los lineamientos que garantizan el adecuado tratamiento, la debida protección de los datos personales que trata TÁCTICO LEGAL en el desarrollo de sus servicios jurídicos y el cumplimiento normativo en esta materia, de conformidad con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015.

En el presente documento además se regulan los deberes que asisten a los responsables del tratamiento de datos personales, dentro de los cuales se encuentra el de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

Así mismo, tiene la finalidad de regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza TÁCTICO LEGAL, a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de hábeas data en el marco de lo establecido en la misma ley.

2. Alcance

Dar cumplimiento a la normatividad vigente en materia de Protección de Datos Personales, así como a cualquier exigencia originada en el principio de responsabilidad demostrada. Realizar un tratamiento adecuado de los datos personales, dando cumplimiento a los deberes como responsable y garantizando los derechos de los titulares de la información.

Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de TÁCTICO LEGAL, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de datos personales y es responsable de su administración y uso.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales está dirigida a:

• Nuestros clientes y potenciales clientes, así como sus beneficiarios, familiares y representantes cuyos datos se suministren con ocasión de los asuntos encomendados;
• Contrapartes, testigos y demás terceros vinculados a dichos asuntos;
• Usuarios del sitio web y de los canales de contacto de la firma;
• Proveedores o contratistas que realicen tratamiento de datos personales;
• Abogados, dependientes judiciales, practicantes y demás colaboradores que realicen tratamiento de los datos personales o reciban, atiendan y den respuesta directa o indirectamente a las peticiones (consultas o reclamos) de información relacionadas con el tratamiento y protección de datos personales, para los cuales esta política es de obligatorio conocimiento y cumplimiento; y
• Encargados del tratamiento.

3. Términos y definiciones

Para efectos de entendimiento de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, es importante tener en cuenta las siguientes definiciones:

1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
2. Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
3. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
4. Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible.
5. Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
6. Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como los que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
7. Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
8. Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
9. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
10. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
11. Transferencia: Tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
12. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica su comunicación dentro o fuera del territorio colombiano cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

4. Obligaciones

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para TÁCTICO LEGAL, sus socios, abogados, trabajadores, dependientes judiciales, contratistas, practicantes, judicantes y en general para cualquier tercero que sostenga vínculo contractual o jurídico con la que tenga acceso a información tratada por la misma.

5. Generalidades

La privacidad y seguridad sobre la información de los clientes, potenciales clientes, colaboradores, proveedores, terceros, y encargados del tratamiento de la información, es muy importante para TÁCTICO LEGAL. Por tal razón protegemos la integridad y confidencialidad de los datos personales, acorde con las leyes y regulaciones aplicables a nuestra firma y con el deber de guardar el secreto profesional previsto en el numeral 9 del artículo 28 de la Ley 1123 de 2007.

TÁCTICO LEGAL realiza la recopilación de datos personales con el propósito de prestar sus servicios de asesoría, consultoría y representación judicial y extrajudicial, y de desarrollar las actividades administrativas y comerciales propias de su funcionamiento.

Autorización verificación y uso de la información: los clientes, colaboradores y terceros autorizan de manera expresa para que TÁCTICO LEGAL, directamente y/o a través de medios electrónicos, informáticos y telemáticos, realice la verificación y uso de la información suministrada por el titular de la información en su documento de identidad que aporte a TÁCTICO LEGAL, ante las entidades u organismos pertinentes, en la medida necesaria para la gestión del asunto encomendado.

Autorización para búsqueda, consulta, uso y manejo de la Información: Los clientes, colaboradores y terceros aceptan y autorizan de manera previa, expresa e informada a TÁCTICO LEGAL, incluyendo a los terceros con quienes ésta tenga suscritos acuerdos con tal propósito, para la recolección y tratamiento de datos de carácter personal y reservado relacionados con la prestación, gestión, administración, actualización y mejora de los servicios jurídicos de TÁCTICO LEGAL, así como la consulta, búsqueda, recolección y uso en cualquier tiempo en aquellas entidades privadas y públicas que tengan información del titular (entre otras, empleadores, administradoras de pensiones, administradoras de riesgos laborales, entidades promotoras de salud, juntas de calificación de invalidez y despachos judiciales) para adelantar las reclamaciones, trámites y procesos que le hayan sido encomendados. La información obtenida sólo será usada para las finalidades previstas en la presente política. Esta autorización podrá revocarse en cualquier momento, en los términos del literal e) del artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, salvo cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

La autorización puede otorgarse mediante documento físico, electrónico, o en cualquier otro medio o formato que permita garantizar su posterior consulta de manera idónea mediante la cual se pueda concluir en forma inequívoca, que, de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos.

Autorización de uso de medios electrónicos: Los clientes, colaboradores y terceros aceptan y autorizan de manera expresa para que TÁCTICO LEGAL envíe notificaciones, informes sobre el estado de sus asuntos, cuentas de cobro, facturas y demás comunicaciones, a través de técnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos (incluye correo electrónico, página web, mensajes móviles y aplicaciones de mensajería).

Bases de Datos: Las bases de datos gestionadas por TÁCTICO LEGAL serán inscritas en el Registro Nacional de Bases de Datos cuando la firma se encuentre obligada a ello, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 25 de la ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.

6. Responsable del tratamiento de los datos personales

Para los fines legales pertinentes y para conocimiento de los titulares de los Datos Personales, el responsable del tratamiento de la información es TÁCTICO LEGAL, con su sede principal en la dirección Calle 50 # 51-29, Oficina 802, Edificio Banco de Bogotá, en la ciudad de Medellín (Antioquia).

• Teléfonos: 301 4447242 – 304 3614561
• Correo electrónico: notificaciones@tacticolegal.com

Para atención de solicitudes, peticiones, quejas y reclamos de datos personales diríjase a los numerales 11 y 13 de la presente política.

7. Finalidad del tratamiento de datos

Los Datos Personales proporcionados por sus titulares serán utilizados para los siguientes fines:

1. Prestar los servicios de asesoría, consultoría y representación judicial y extrajudicial contratados, lo que incluye estudiar los casos, elaborar y radicar derechos de petición, reclamaciones, acciones de tutela, demandas y demás actuaciones, e intervenir en procesos judiciales y trámites administrativos.
2. Atender las consultas de potenciales clientes y evaluar la viabilidad de sus asuntos.
3. Celebrar, ejecutar y hacer seguimiento a los contratos de prestación de servicios profesionales, incluida la facturación, el cobro de honorarios y la gestión contable y tributaria.
4. Mantener comunicación con los titulares e informarles sobre el estado de sus asuntos.
5. Gestionar la relación con proveedores, contratistas y colaboradores.
6. Atender los requerimientos de autoridades judiciales y administrativas y cumplir las obligaciones legales, contables y tributarias aplicables.
7. Atender los mensajes y solicitudes recibidos a través del sitio web y de los canales de contacto de la firma.
8. Enviar, cuando el titular lo haya autorizado, información sobre servicios, novedades jurídicas y eventos de TÁCTICO LEGAL.

8. Tratamiento de los datos personales

Los datos personales registrados en las bases de datos de TÁCTICO LEGAL son sometidos a distintas formas de tratamiento, como recolección, intercambio, actualización, procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, uso, sistematización y organización, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las finalidades aquí establecidas.

La información podrá ser entregada, transmitida o transferida a despachos judiciales, autoridades administrativas, entidades del sistema de seguridad social, juntas de calificación de invalidez, peritos, abogados sustitutos o colaboradores externos, y proveedores de servicios tecnológicos (tales como correo electrónico, almacenamiento en la nube y alojamiento del sitio web), algunos de los cuales pueden estar ubicados fuera de Colombia, únicamente con el fin de cumplir con las finalidades de la base de datos correspondiente. Cuando se trate de una transmisión a un Encargado, TÁCTICO LEGAL suscribirá el contrato de transmisión previsto en el Decreto 1074 de 2015 o exigirá garantías equivalentes; las transferencias internacionales se sujetarán a lo dispuesto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. En cumplimiento de deberes legales, TÁCTICO LEGAL podrá suministrar la información personal a entidades judiciales o administrativas.

a. Tratamiento de datos sensibles

TÁCTICO LEGAL solo trata datos personales sensibles, en especial datos relativos a la salud (historias clínicas, conceptos médicos, incapacidades y dictámenes de pérdida de capacidad laboral, entre otros), para lo estrictamente necesario, solicitando consentimiento previo y expreso a los titulares (representantes legales, apoderados, causahabientes) e informándoles sobre la finalidad exclusiva para su tratamiento, cuáles de los datos solicitados son sensibles y que no están obligados a autorizar su tratamiento.

Trata datos catalogados como sensibles cuando:

• el tratamiento haya sido autorizado expresamente por el Titular, salvo en los casos que por Ley no se requiera dicha autorización;
• sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular física o jurídicamente incapacitado;
• se refiera a datos necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial; o
• tenga una finalidad histórica, estadística o científica adoptando medidas de disociación de la identidad de los Titulares.

b. Tratamiento de datos de menores

TÁCTICO LEGAL solo trata datos personales de menores de edad cuando sean de naturaleza pública, provengan de la información suministrada por empleados o contratistas al momento de su vinculación laboral o de prestación de servicios, o resulten necesarios para la gestión de los asuntos encomendados (por ejemplo, cuando el menor sea beneficiario de una prestación o parte en un proceso), de conformidad con el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012, respetando el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y sus derechos fundamentales, y exigiendo la autorización del representante legal o tutor, previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado.

c. Secreto profesional y datos de terceros

La información que los clientes confían a TÁCTICO LEGAL está amparada por el secreto profesional, el cual se mantiene aun después de terminada la prestación de los servicios. Los datos de contrapartes, testigos y demás terceros vinculados a los asuntos a cargo de la firma solo se tratarán en la medida estrictamente necesaria para la gestión encomendada, con sujeción a los principios de finalidad, necesidad y confidencialidad.

9. Derechos de los titulares de los datos personales

Todo titular de datos tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del tratamiento o Encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

Igualmente podrá:

• solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito;
• ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
• presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la ley 1581 de 2012, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante TÁCTICO LEGAL;
• revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales;
• abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles o sobre datos de niñas, niños y adolescentes; y
• acceder en forma gratuita a sus datos personales.

10. Deberes de Táctico Legal como responsable del tratamiento de datos personales

Según el artículo 17 de la ley 1581 de 2012, los Responsables del Tratamiento deberán:

• garantizar al Titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
• solicitar y conservar la respectiva autorización otorgada por el Titular;
• informar al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten;
• conservar la información bajo condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
• garantizar que la información suministrada al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
• actualizar y rectificar la información cuando corresponda;
• suministrar al Encargado únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado;
• exigir al Encargado el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
• tramitar las consultas y reclamos en los términos de la ley;
• adoptar procedimientos específicos para el adecuado cumplimiento de la ley;
• informar al Encargado cuando determinada información se encuentre en discusión por el Titular;
• informar a solicitud del Titular sobre el uso de sus datos;
• informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad; y
• cumplir las instrucciones y requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.

11. Atención de solicitudes, peticiones, quejas y reclamos de datos personales

Las solicitudes, consultas y reclamos relacionados con datos personales serán recibidos y tramitados por TÁCTICO LEGAL, con el fin de hacer efectivo el trámite y la atención a los derechos relacionados con la ley 1581 de 2012.

Los titulares de los datos, sus causahabientes, representantes o apoderados podrán realizar sus solicitudes de consulta, actualización, rectificación, supresión o revocatoria de la autorización mediante los siguientes canales de atención:

• Correo electrónico: notificaciones@tacticolegal.com;
• Comunicación escrita radicada en la oficina de la firma, ubicada en la Calle 50 # 51-29, Oficina 802, Edificio Banco de Bogotá, Medellín (Antioquia); y
• Teléfonos: 301 4447242 – 304 3614561, a través de los cuales se orientará al titular sobre la forma de presentar su solicitud.

12. Recolección de datos personales

TÁCTICO LEGAL, en calidad de responsable del tratamiento de datos, solicitará de los titulares de la información, a más tardar al momento de la recolección, la correspondiente autorización para que los datos que sean necesarios para la adecuada prestación de sus servicios sean incorporados en sus bases de datos, la cual podrá obtenerse a través de cualquiera de los siguientes medios:

1. En su oficina, de forma presencial;
2. A través de medios electrónicos (correo electrónico y aplicaciones de mensajería);
3. A través de sus líneas telefónicas.

13. Procedimiento para atención de solicitudes, peticiones, quejas y reclamos de datos personales

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, TÁCTICO LEGAL presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos. Para la radicación y atención de solicitudes deberá suministrarse, a través de los canales indicados en el numeral 11, la siguiente información:

• Nombre completo y apellidos;
• Datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto);
• Medios para recibir respuesta a su solicitud;
• Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar a la solicitud con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información);
• Documentos que se quieran hacer valer; y
• Firma (si aplica) y número de identificación.

Consultas: Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlas dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos: Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas; transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. El término máximo previsto por la ley para resolver la reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, TÁCTICO LEGAL informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la reglamenten, el titular al que se deniegue total o parcialmente el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura para la Protección de Datos Personales.

TÁCTICO LEGAL restringe el acceso a la información personal de sus clientes y demás titulares. Solamente los colaboradores que por su naturaleza necesiten conocer tal información serán autorizados, en el marco del ejercicio de sus funciones, los cuales están sujetos al cumplimiento de acuerdos de confidencialidad y protección de la información.

14. Seguridad de la información de los datos personales

TÁCTICO LEGAL, dentro de su Política de Tratamiento Datos Personales, se compromete a dar un manejo veraz, completo y comprobable a la información suministrada por sus clientes, colaboradores, proveedores y demás titulares, quedándole prohibido el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan error.

Los datos personales se almacenarán en sistemas de información y servicios de almacenamiento protegidos mediante controles de acceso, contraseñas y herramientas de seguridad. Sólo personal autorizado puede acceder a ellos. La información en tránsito por medios electrónicos, estará asegurada por medio de protocolos de cifrado, con el fin de garantizar su integridad y confidencialidad. La información que repose en archivos físicos y electrónicos, contará con la debida seguridad física y control de acceso.

15. Utilización, transferencia y seguridad de los datos personales

TÁCTICO LEGAL se compromete a velar porque se cumplan todos los principios legales de protección en torno a la transferencia de sus datos personales. De igual forma, manifiesta su compromiso para que se respete en todo momento, por la firma y sus terceros, el cumplimiento de la presente política de privacidad de datos personales.

TÁCTICO LEGAL garantiza el derecho al titular de los datos, a obtener información acerca de la existencia de sus datos personales en nuestros archivos y/o bases de datos, previa validación plena de su identidad. Por lo anterior, los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea controlado, de tal forma que se asegure que el conocimiento de los datos personales es restringido a los titulares de dicha información y exclusivamente a los terceros autorizados.

TÁCTICO LEGAL restringe el acceso a los datos personales de sus clientes, colaboradores, proveedores y demás titulares. Solamente los empleados y contratistas que necesiten conocer tal información serán autorizados, en el marco del ejercicio de sus funciones, y están sujetos a las obligaciones contractuales de confidencialidad y pueden ser sancionados si no cumplen con estas obligaciones.

En cualquier momento los titulares podrán solicitarle a TÁCTICO LEGAL como responsable de los datos personales, que proporcione información sobre los mismos, que los actualice, los rectifique, suprima o excluya de las bases de datos, salvo que el dato sea absolutamente necesario para la prestación de los servicios de la firma o exista un deber legal o contractual de conservarlo.

TÁCTICO LEGAL se compromete a tomar las medidas técnicas y administrativas necesarias para evitar la adulteración, pérdida, uso o acceso no autorizado a los datos personales almacenados en sus bases de datos.

16. Vigencia

La presente política de tratamiento de datos personales rige a partir del 10 de septiembre de 2026, fecha de su publicación en la página de TÁCTICO LEGAL, y sus actualizaciones regirán a partir de sus nuevas publicaciones en dicha página, previa comunicación a los titulares cuando se trate de cambios sustanciales.

Las Bases de Datos tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantengan las finalidades del tratamiento y al necesario para cumplir las obligaciones legales, contractuales y de conservación documental aplicables, incluidos los términos de prescripción de las acciones derivadas de los servicios prestados.